FISCALITÉ, le prélèvement à la source arrive, que faire…?

Grosse étape et angoisses possibles pour les entreprises… Des conseils de la Ficime pour se préparer au virage…!

- DVSM, novembre 2018 - Le prélèvement à la source entrera en vigueur le 1^er  janvier 2019. Un sapin, quelques petits écarts pardonnables pour une Saint Sylvestre, et on y est… A cette date, l’entreprise devient, à l'égard de ses salariés, collecteur de leur impôt sur le revenu. Ce nouveau rôle que doit assumer l’employeur va entraîner des implications non seulement techniques, via l’établissement de la paie, mais également relationnelles puisque l’employeur va recevoir de nouvelles données personnelles concernant ses salariés, données éminemment sensibles.

La Ficime* (Fédération des entreprises internationales de la Mécanique et de l’Electronique) ne reviendra pas ici sur les objectifs de cette réforme qui ont déjà été largement commentés, mais plutôt sur quelques conseils pratiques pour permettre aux entreprises d’être prêtes, dans les meilleures conditions, pour ce premier jour du nouveau millésime.

Premier conseil : informer les salariés. La communication aux salariés est essentielle et peut prendre des formes variées : réunions d’information ou tout simplement remise d’une documentation écrite (affiches, présentations pratiques, lettre d’information avec le bulletin de paie…). L’administration a réalisé des supports à destination des entreprises via son « KIT Collecteur » très utiles et qui peuvent donc largement être relayés auprès des salariés.

Pourquoi la communication est-elle essentielle…? Pour rappeler que l’employeur n’est qu’un intermédiaire et que pour tout ce qui concerne le calcul de son impôt, l’administration fiscale reste le seul interlocuteur du salarié. Cela ne sera pas simple dans tous les cas, mais en rappeler le principe permettra d’éviter au maximum les dérives. Essentielle également, pour préparer le salarié aux conséquences sur son net à percevoir. Pour ce faire, le mieux est de faire figurer sur le bulletin de paie, avant le 1^er janvier 2019, le montant du prélèvement à la source via le système dit de la "préfiguration". Il s’agit d’une mention simplement informative qui ne donne lieu à aucun prélèvement et qui permet, si besoin, au salarié de se rapprocher de l’administration en cas d’erreur notamment sur le taux appliqué. Ceci est d’autant plus important que le bulletin de paie de janvier 2019 absorbera aussi les nouveaux taux de cotisations de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO.

2^ème conseil : préparer l’année de transition. Les revenus de 2018 vont être classés en deux catégories, les revenus entrant dans le champ du crédit d’impôt modernisation du recouvrement (CIMR) bénéficiant ainsi d’une annulation de l’impôt correspondant, et les revenus exceptionnels qui vont donner lieu au paiement de l’impôt sur le revenu par les contribuables selon les règles actuelles directement auprès de l’administration. Afin d’éviter les optimisations fiscales, des règles pour déterminer la nature des revenus ont été fixées.

Ainsi tout changement dans les modalités de versement de certaines sommes en 2018 est à proscrire ou à réaliser après avoir pris connaissance de la doctrine fiscale sur le sujet, voire encore mieux après avoir réalisé un rescrit auprès de l’administration, système spécifiquement créé à cet effet. C’est le salarié qui aura la responsabilité de préciser, dans sa déclaration, d'éventuels revenus exceptionnels. Ainsi le contribuable sera confronté à la difficulté de déterminer le montant correspondant au montant net imposable, information qui figure certes sur son bulletin de paie mais pour une somme globale qui ne comprend pas nécessairement que des revenus exceptionnels. Les entreprises seront donc nécessairement sollicitées à cette occasion.

3^ème conseil : connaître les procédures de son prestataire de paie en cas d’externalisation. Les taux de prélèvement à la source communiqués par l’administration à l’employeur sont valables deux mois. En cas de changement de taux, le principe est de prendre le taux le plus récent communiqué par l’administration. Toutefois si cela n’a pas pu être intégré dans le processus de paie, il peut être fait usage du taux précédent encore valable. Il est important de savoir quelle procédure le prestataire de paie a mis en œuvre afin de pouvoir réagir face à des salariés surpris que leur changement de taux ne soit pas immédiatement pris en compte. Traitement de l’administration fiscal inclus, le taux modifié s’applique au plus tard le troisième mois qui suit la déclaration du contribuable.

Dernier conseil : veiller à la confidentialité des données. Avec la RGPD, les entreprises sont très sensibilisées à la protection des données personnelles en particulier celles de leurs salariés et ont mis en place des procédures pour sécuriser la collecte et la conservation de ces données. L’exigence est redoublée avec les taux du PAS puisque, certes, la sanction pénale spécifique encourue par les employeurs (1 an d’emprisonnement et 15.000 € d’amende) en cas de divulgation du taux a finalement été abrogée, mais les sanctions pénales de droit commun pour protéger le secret professionnel restent applicables, en plus de celles liées à la protection des données personnelles. Il peut donc être pertinent de rappeler aux salariés qui auront accès à cette information leur obligation de discrétion, voire de leur faire signer un engagement spécifique de confidentialité.

* LA FICIME, ou Fédération des Entreprises Internationales de la Mécanique et de l’Electronique, regroupe une union et 12 syndicats d’Importateurs/Distributeurs jouissant d'une très forte représentativité sectorielle sur le marché français. La FICIME rassemble 450 entreprises dans les secteurs de haute technologie, des biens d’équipement et de l’électronique grand public & professionnel. Avec un Chiffre d'Affaires total estimé à 44 milliards d’euros, les entreprises adhérentes génèrent 417 000 emplois. La FICIME offre un accompagnement et un soutien aux entreprises adhérentes à travers une large gamme de services dans le domaine juridique, fiscal, social, douane, technique, environnement, statistiques, documentation. Par ailleurs la structure FICIME CONSEIL est un organisme agréé qui dispense des formations collectives ou in situ sur des thématiques spécifiques à nos secteurs d’activité. Pour toute information : 01 44 69 40 82 http://www.ficime.org