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Le recours à la facture électronique connaît une accélération ces derniers mois et, en particulier, au travers de l’obligation faite à l’État, mais également aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics, dès le 1er janvier 2017, d’accepter les factures électroniques.
Sont concernés à terme plus d’un million d’entreprises et un volume potentiel annuel de 100 millions de factures. Mais si cela se généralise, cela suscite des interrogations… La FICIME - Fédération des Entreprises Internationales de la Mécanique et de l’Electronique – nous explique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ou dématérialisée ?
Une facture électronique se définit comme une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu'elle soit. Ainsi, pour qu'une facture soit qualifiée d’électronique, l'intégralité du processus de facturation doit être électronique et, contrairement à une idée reçue, pas uniquement en se basant sur son mode de transmission (courriel).
L’utilisation des factures dématérialisées nécessite, en principe, l’accord du destinataire et leur formalisme doit correspondre à celui d’une facture papier et comporter les mêmes mentions obligatoires.
Quelles sont les différents formats de facture électronique ?
En présence d’importants volumes commerciaux entre deux entreprises, celles-ci peuvent avoir recours au système d’échange de données informatisées (EDI) qui produit directement et conserve sur support informatique une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures et un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées, permettant ainsi de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données. En pareil cas, le format du système de télétransmission doit relever de l’une des normes existantes (ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML) et sa mise en place et son utilisation devraient être contractualisées entre les opérateurs.
Ensuite, est une facture électronique une facture authentifiée par un certificat électronique qualifié délivré par une entreprise spécialisée, appelée Prestataire de Service de Certification (PSCe) ou Prestataire de Service de Confiance (PSCo).
Est-ce qu’une facture au format PDF est une facture électronique ?
En pratique, le type de facture le plus communément utilisé est la facture PDF que l’on a scannée et envoyée au client par courriel. Or, au regard de la définition, cette facture ne peut pas, en principe, être considérée comme électronique, car elle a été initialement conçue sur support papier, puis numérisée.
Toutefois, par mesure de tolérance, cette facture PDFest considérée, par l’administration fiscale, comme une facture électronique sous réserve qu’elle soit sécurisée au moyen d’une signature électronique et que l’émetteur la conserve sous les deux formats (papier et dématérialisé). A date, cette tolérance est applicable jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, 2018 pour les ETI, 2019 pour les PME et 2020 pour les microentreprises.
Existe-t-il une obligation de recourir à la dématérialisation des factures en matière de marché public ?
A compter du 1er janvier 2017, dans le cadre des marchés publics, les grandes entreprises émettrices de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics auront l’obligation de leur envoyer les factures par voie électronique, via la plateforme en ligne CHORUS (Portail ou EDI). Cette obligation sera étendue progressivement aux autres entreprises, en fonction de leur taille, d’ici à 2020, selon le même calendrier indiqué (cf. supra).
Dernière minute
Le système de facturation électronique Chorus Pro a été officiellement lancé le 20 septembre 2016 afin de permettre aux grandes entreprises en condition réelle de tester le bon fonctionnement, ou non, du portail mis en ligne.
La FICIME – Fédération des Entreprises Internationales de la Mécanique et de l’Electronique – regroupe 450 entreprises générant 417 000 emplois et réalisant un chiffre d’affaires total estimé à 44,8 milliards d’euros. Avec une très forte représentativité dans les secteurs des biens durables et d’équipement, la FICIME apporte un accompagnement et un soutien aux entreprises à travers une large gamme de services. Pour toute information : 01 44 69 40 82 ou www.ficime.org